PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

URKUND prend la sécurité au plus grand sérieux. Il est essentiel que les données de nos clients soient protégées. C’est la raison pour laquelle nos serveurs sont protégés par des pare-feux et la base de données, étanche, ne peut être consultée de l’extérieur.

Le module URKUND de recherches d’archives ne peut être activé que si le programme de recherche interne identifie un code d’intégration client et un code d’intégration unité. La communication vers et à partir du système via notre service en ligne utilise le protocole de sécurité de la couche transport XXX TLS/SSL. Le trafic Internet n’est pas accessible aux tiers. Le système et ses composantes étant entièrement détenus par une entreprise suédoise, URKUND n’est pas soumis au US Patriot Act.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ CONCERNANT L’UTILISATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Cette politique de confidentialité concerne le traitement et le stockage de vos données personnelles recueillies par urkund.com, careers.urkund.com et secure.urkund.com (« nos sites Internet »). Le traitement de vos données personnelles par les produits URKUND (secure.urkund.com) n’est pas visé par la présente déclaration, mais couvert par la politique de traitement des données personnelles.

QUELLES DONNÉES PERSONNELLES RECUEILLONS-NOUS ET COMMENT ?

Sur nos sites Internet, nous ne recueillons vos données personnelles que si vous nous les fournissez en tant que visiteur. Ceci pourra se faire à travers un formulaire de contact, une demande de devis ou de rapport type, ou encore le téléchargement d’un livre blanc. Dans ces cas, vous devez inscrire des informations à caractère personnel, comme votre nom, adresse courriel et autres coordonnées afin d’accéder aux services fournis. Préalablement, il vous faudra néanmoins lire attentivement et approuver cette politique de confidentialité.

Nous utilisons également des cookies sur nos sites Internet. Le stockage de cookies peut parfois être considéré comme équivalent au traitement de données personnelles. Il peut s’agir d’informations telles que le type de dispositif que vous utilisez, votre situation géographique, les pages que vous visitez, etc. Veuillez noter que ces données sont anonymes et utilisées uniquement à des fins d’analyse. Notre utilisation de cookies est plus amplement décrite dans notre politique en matière de cookies.

Nous utilisons un plugin Twitter Feed pour afficher des contenus de médias sociaux sur la page d’accueil de notre site Internet. En conséquence, notre site Internet lance des requêtes aux serveurs de Twitter afin d’afficher images et vidéos. Ces requêtes rendent votre adresse IP visible pour Twitter, qui pourra les utiliser conformément à sa politique de protection des données.

COMMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET POURQUOI ?

Les données personnelles ne sont utilisées que pour nos intérêts commerciaux légitimes, tels que le marketing, la recherche et la personnalisation de nos services, ou pour la performance des services que nous vous prodiguons, comme le service clientèle ou le traitement de vos demandes (devis, contact, rapport type…).

La liste ci-dessous reprend de manière exhaustive les objectifs du recueil de données personnelles :

  • Voir rapport type
    Nous n’utiliserons les données personnelles recueillies – adresse courriel, titre/profession et nom de l’école/université/entreprise où vous travaillez qu’à des fins d’analyse et de marketing. En nous transmettons ces données et en acceptant notre politique de confidentialité, vous consentez à ce que nous vous envoyions des communications commerciales pertinentes et personnalisées.
  • Formulaire de contact Vente
    Nous n’utiliserons les données personnelles recueillies, c’est-à-dire vos coordonnées, que pour permettre au service de vente URKUND de vous contacter, ainsi qu’à des fins d’analyse et de marketing. En nous fournissant ces données et en acceptant notre politique de confidentialité, vous consentez à ce que nous procédions de la sorte.
  • Formulaire Support
    Nous n’utiliserons les données personnelles recueillies, c’est-à-dire vos coordonnées, que pour permettre au service support URKUND de vous contacter pour répondre à vos questions, ainsi qu’à des fins d’analyse. En nous fournissant ces données et en acceptant notre politique de confidentialité, vous consentez à ce que nous procédions de la sorte.
  • Abonnement à notre newsletter
    Nous n’utiliserons les données personnelles recueillies, c’est-à-dire votre nom et adresse courriel. que pour vous envoyer la newsletter, ainsi qu’à des fins d’analyse et de marketing. En nous fournissant ces données et en acceptant notre politique de confidentialité, vous consentez à ce que nous procédions de la sorte.
  • Demande d’emploi (via careers.urkund.com)
    Si vous postulez un emploi chez URKUND sur notre site Internet, nous n’utiliserons vos données personnelles que pour nous permettre de vous contacter concernant la procédure de recrutement. Veuillez noter que careers.urkund.com est géré par TeamTailor, dont vous trouverez la déclaration de confidentialité ici. Si vous avez présenté une candidature pour un poste et souhaitez être radié du système, merci de cliquer ici.
  • Demande de devis
    Nous n’utiliserons que les données personnelles recueillies, à savoir vos coordonnées et celles de l’organisation où vous travaillez, pour traiter votre demande, ainsi qu’à des fins d’analyse et de marketing. En nous fournissant ces données et en acceptant notre déclaration de confidentialité, vous consentez à ce que nous vous envoyions un devis ainsi que des communications commerciales pertinentes.
  • Télécharger le livre blanc/manuel
    Nous n’utiliserons les données personnelles recueillies, soit votre adresse courriel, votre titre/profession et le nom de l’école/université/entreprise où vous travaillez qu’à des fins d’analyse et de marketing. En nous fournissant ces données et en acceptant notre politique de confidentialité, vous consentez à ce que nous vous envoyons des communications commerciales pertinentes et personnalisées.

Nous prenons au plus grand sérieux la protection des données et la sécurité. La protection de vos données est essentielle, et c’est pourquoi nous prenons des mesures strictes pour empêcher qu’elles ne soient volées. Nos serveurs sont protégés par des pare-feux et notre base de données, étanche, ne peut être consultée de l’extérieur. Nous ne vendrons jamais vos données à des tiers et ne les communiquerons pas non plus à ceux-ci, à moins d’y être légalement obligés (notamment sur requête des forces de l’ordre).

Pour certains services, nous pourrons avoir recours à des tiers pour le traitement de données personnelles. Nous ne le ferons que s’il est nécessaire de fournir ces services. Nous utilisons par exemple Apsis pour le traitement et l’envoi de notre newsletter. Lorsque vous la recevrez, il se peut que nous utilisions des outils d’analyse pour mesurer et collecter des données. Nous pourrons notamment noter quand vous l’ouvrez et les liens de son contenu sur lesquels vous cliquez. Néanmoins, nous vous garantissons que les tiers éventuels qui traiteront vos données personnelles disposent de la protection adéquate pour le faire.

Si vous nous avez communiqué des coordonnées et accepté cette déclaration de confidentialité en cochant la case de nos formulaires, nous pourrons de temps à autre vous envoyer des communications commerciales et promotions pertinentes et, dans certains cas, personnalisées. Celles-ci pourront notamment porter sur des mises à jour de produits, des évènements, des webinaires, des offres, etc. Vous avez toujours la possibilité de vous désabonner de ces messages.

COMMENT EFFACER VOS DONNÉES

Vous avez toujours le droit de changer, mettre à jour, modifier ou complètement effacer vos données personnelles de notre base de données. Vous pouvez également demander à obtenir votre fiche de données personnelles dans notre base de données. Pour ce faire, merci d’envoyer un courriel à information@urkund.com et nous accèderons à votre demande. Veuillez noter que nous pourrions être amenés à vérifier votre identité pour pouvoir mettre à jour/retirer vos données personnelles. Il vous faudra donc fournir une copie de votre carte d’identité ou autre pièce d’identité approuvée.

Si vous avez des questions sur l’utilisation de vos données personnelles ou souhaitez faire une réclamation, n’hésitez pas à nous contacter, à l’adresse information@urkund.com.

URKUND ET LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL EUROPÉEN SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

La plupart des organisations éducatives sont tenues de posséder un document décrivant comment et pourquoi elles administrent les données personnelles dans leur gestion courante, ainsi que les assistants au traitement des données utilisés pour ce faire. Pour tout service utilisé par votre établissement éducatif, et donnant au prestataire accès à des données personnelles, vous êtes tenu de respecter certaines exigences en tant que contrôleur de données. Vous devez notamment déterminer si vous gérez des données personnelles par l’entremise de votre prestataire de service et, le cas échéant, identifier les données personnelles traitées, ainsi que les motifs de droit vous permettant de le faire.

Vos prestataires devraient pouvoir vous assister en ce sens. URKUND possède sa propre politique de traitement des données personnelles qui reprend les types de données personnelles que nous traitons, ainsi que la façon dont nous le faisons. Sans objectifs propres, URKUND ne fait qu’exécuter, conformément à leurs instructions, les tâches que lui confient les organisations éducatives. Vous serez par conséquent tenu de préciser, dans votre description d’objectifs ou votre politique, les motifs de droits autorisant la gestion par URKUND de ces données.

LICÉITÉ DU TRAITEMENT

L’utilisation d’URKUND vous amènera à traiter des données personnelles, le système étant un processeur de données. La plupart des établissements éducatifs invoquent la nécessité de pouvoir vérifier que les écrits des étudiants ne contiennent pas d’éléments de plagiat – dans le cadre de leurs tâches d’évaluation et de notation – en tant que motifs de droit pour le traitement de données personnelles. Ceci est prévu par le RGPD qui, dans son article 6e, précise que « le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement ». Plusieurs États-membres de l’Union Européenne réfléchissent actuellement à une interprétation plus vaste de la notion d’« intérêts légitimes» mentionnée dans l’article 6f du RGPD. Les écoles ont également la possibilité d’invoquer ce dernier comme motif de droit pour traiter des données personnelles à des fins d’évaluation et de notation.

Il vaut d’être noté que les possibilités d’invoquer le consentement comme motif de droit sont limitées, étant donné que celui-ci n’est pas considéré volontaire, et donc valable, en cas d’inégalité importante entre l’intéressé et le contrôleur de données.

La plupart des organisations éducatives estiment suffisant de décrire leurs objectifs et les systèmes qu’elles considèrent nécessaires, et donc leur utilisation, à l’appui de ceci. Les systèmes doivent ensuite préciser, dans leur propre politique, ainsi que dans l’accord sur l’assistance numérique personnelle, les types de données personnelles traitées, la manière dont elles sont traitées et les mesures de sécurité en place pour protéger les données personnelles auxquelles ils ont accès.

SOUS-PRESTATAIRES

H1 Communication AB – support de 1ère ligne

Teknik i Media Datacenter Stockholm AB – fournisseur de serveur niveaux réseau et système d’exploitation.