Datenschutz und Datensicherheit

Sicherheit ist etwas, das URKUND sehr ernst nimmt. Es ist sehr wichtig, dass die Daten unserer Kunden geschützt werden. Unsere Server sind daher hinter Firewalls geschützt und die Dokumentendatenbank ist komplett geschlossen und kann nicht von außen aufgerufen werden.

Das URKUND-Archivsuchmodul kann nur aktiviert werden, wenn das interne Suchprogramm einen Client Integration Code und einen Unit Integration Code identifiziert. Die Kommunikation zum und vom Service über unseren Webservice erfolgt über die Transport Level Security mittels TLS/SSL. Kein Dritter hat Zugang zum Internetverkehr. URKUND unterliegt nicht dem US PATRIOT Act, da sich das System und seine Komponenten vollständig im Besitz eines schwedischen Unternehmens befinden.

Datenschutzerklärung zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten

Diese Datenschutzerklärung betrifft die Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten, die von urkund.com, careers.urkund.com und secure.urkund.com („unsere Webseiten“) erhoben werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Produkte von URKUND (secure.urkund.com) wird nicht durch diese Erklärung abgedeckt, sondern durch die Personal Data Processing Policy.

Welche personenbezogenen Daten wir erfassen und wie

Auf unseren Websites erfassen wir keine personenbezogenen Daten, es sei denn, Sie als Besucher stellen uns diese zur Verfügung. Dies kann über ein Kontaktformular, eine Angebotsanfrage, einen Musterbericht oder den Download eines Whitepapers erfolgen. In diesen Fällen müssen Sie einige persönliche Daten wie Name, E-Mail-Adresse und andere Kontaktinformationen eingeben, um auf die angebotenen Dienste zugreifen zu können. Sie müssen jedoch auch diese Datenschutzerklärung sorgfältig lesen und genehmigen, bevor Sie dies tun.

Auch auf unseren Webseiten verwenden wir Cookies. Die Speicherung von Cookies kann manchmal als gleichwertig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten angesehen werden. Dies können Informationen sein, wie z.B. welches Browsing-Gerät Sie verwenden, Ihre geographischen Standorte, welche Seiten Sie besuchen etc. Bitte beachten Sie, dass diese Informationen anonym sind und nur für analytische Zwecke verwendet werden. Um mehr über die Verwendung von Cookies zu erfahren, lesen Sie bitte unsere Cookie-Richtlinien-Seite.

Wir verwenden ein Twitter-Feed-Plugin, um Social-Media-Inhalte auf der Homepage unserer Website anzuzeigen. Aus diesem Grund stellt unsere Website Anfragen an die Server von Twitter, um Bilder und Videos anzuzeigen. Diese Anfragen machen Ihre IP-Adresse für Twitter sichtbar, die diese gemäß ihrer Datenschutzerklärung verwenden darf.

Wie wir personenbezogene Daten verwenden und warum

Personenbezogene Daten werden nur für unsere berechtigten Geschäftsinteressen, wie z.B. Marketingzwecke, Recherchen und zur Personalisierung unserer Dienstleistungen, oder für die Durchführung unserer Dienstleistungen an Sie, wie z.B. Kundenbetreuung oder Bearbeitung Ihrer Anfragen (z.B. Anfrage, Kontakt oder Musterbericht) verwendet.

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Auflistung der Ziele unserer Websites zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Beispielbericht ansehen
    Wir verwenden die gesammelten persönlichen Daten, d.h. Ihre E-Mail-Adresse, Titel/Beruf und Name der Schule/Universität/Firma, in der Sie arbeiten, nur für Analyse- und Marketingzwecke. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihnen relevantes und personalisiertes Marketing zusenden.
  • Kontakt Vertrieb Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten, d.h. Ihre Kontaktdaten, ausschließlich zur Kontaktaufnahme mit Ihnen sowie zu Analyse- und Marketingzwecken. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden.
  • Supportformular
    Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten, d.h. Ihre Kontaktdaten, nur, um den URKUND-Support mit Ihnen in Kontakt treten zu lassen und Ihnen bei Fragen und für analytische Zwecke zu helfen. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden.
  • Newsletter abonnieren
    Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten, d.h. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, nur für den Versand des Newsletters sowie zu Analyse- und Marketingzwecken. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden.
  • Stellenbewerbung (durch careers.urkund.com)
    Wenn Sie sich über unsere Website auf eine Stelle bei URKUND bewerben, verwenden wir Ihre persönlichen Daten nur, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Bitte beachten Sie, dass careers.urkund.com von TeamTailor betrieben wird und eine eigene Datenschutzerklärung hat, die Sie hier finden. Wenn Sie sich auf eine Stelle beworben haben und vollständig aus dem System entfernt werden möchten, klicken Sie hier.
  • Angebotsanfrage Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten, d.h. Ihre Kontaktdaten und Angaben über die von Ihnen beauftragte Institution/Organisation, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zu Analyse- und Marketingzwecken. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihnen ein Angebot und entsprechendes Marketing zusenden.
  • Download whitepaper/Handbuch
    Wir verwenden die gesammelten persönlichen Daten, d.h. Ihre E-Mail-Adresse, Titel/Beruf und Name der Schule/Universität/Firma, in der Sie arbeiten, nur für Analyse- und Marketingzwecke. Wenn Sie uns diese Daten zur Verfügung stellen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihnen relevantes und personalisiertes Marketing zusenden.

Datenschutz und Sicherheit nehmen wir sehr ernst. Es ist sehr wichtig, dass Ihre Daten geschützt sind, und deshalb ergreifen wir ernsthafte Maßnahmen, um zu verhindern, dass Ihre Daten gestohlen werden. Unsere Server sind hinter Firewalls geschützt und unsere Datenbank ist komplett geschlossen und kann nicht von außen aufgerufen werden. Wir werden Ihre Daten weder an Dritte verkaufen noch an Dritte weitergeben, mit der feierlichen Ausnahme, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. auf Anfrage der Strafverfolgungsbehörden).

Wir können Dritte für die Verarbeitung personenbezogener Daten für einige unserer Dienstleistungen nutzen. Wir werden dies nur dann tun, wenn es notwendig ist, die Dienstleistung zu erbringen. Beispielsweise nutzen wir Apsis für die Bearbeitung und den Versand unseres Newsletters. Wenn Sie eine E-Mail von uns erhalten, können wir auch analytische Tools verwenden, um Daten zu messen und zu sammeln. Beispielsweise können wir messen, wann Sie die E-Mail öffnen und auf welche Links Sie klicken. Wir können Ihnen jedoch versichern, dass alle Dritten, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, über ein angemessenes Schutzniveau verfügen, wenn es um personenbezogene Daten geht.

Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten mitgeteilt und diese Datenschutzerklärung über das Kontrollkästchen in unseren Formularen akzeptiert haben, können wir Ihnen gelegentlich E-Mails mit relevanten und in einigen Fällen personalisierten Marketing- und Werbeaktionen zusenden. Dabei kann es sich um Produkt-Updates, Veranstaltungen, Webinare, Angebote etc. handeln. Sie haben immer die Möglichkeit, sich von diesen Nachrichten abzumelden.

So löschen Sie Ihre Daten

Sie haben jederzeit das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu ändern, zu aktualisieren, zu ergänzen oder ganz zu löschen. Sie können auch eine Aufzeichnung Ihrer persönlichen Daten in unserer Datenbank anfordern. Wenn Sie dies wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an information@urkund.com und wir werden Ihren Wunsch erfüllen. Bitte beachten Sie, dass ich Ihre Identität überprüfen muss, um Ihre persönlichen Daten aktualisieren/löschen zu können. Dies kann eine Kopie Ihres Ausweises oder eines anderen genehmigten Ausweises sein.

Haben Sie Fragen zur Verwendung personenbezogener Daten oder möchten Sie eine Beschwerde einreichen, lassen Sie es uns bitte wissen. Sie erreichen uns über information@urkund.com.

URKUND und die EU-Datenschutzverordnung

Die meisten Bildungseinrichtungen haben eine Zweckbeschreibung, wie und warum sie personenbezogene Daten im täglichen Betrieb verwalten und welche Datenverarbeitungsassistenten sie dafür einsetzen. Für jeden Dienst, den die Schule in Anspruch nimmt und bei dem der Dienstanbieter Zugang zu personenbezogenen Daten hat, gelten bestimmte Anforderungen an Sie als Datenverantwortlichen. Sie werden unter anderem untersuchen, ob Sie über den Service Provider personenbezogene Daten verwalten – und wenn ja, wie Sie personenbezogene Daten verarbeiten, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten und welche Rechtsgrundlagen Sie für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben.

 

Ihre Service-Provider sollten Ihnen dabei helfen können. URKUND hat eine eigene Personal Data Processing Policyund die persönlichen Daten, die wir verarbeiten und wie wir sie verwalten, sind darin aufgeführt. URKUND hat dabei keinen eigenen Zweck, sondern befasst sich nur mit den Aufgaben, die von den Bildungseinrichtungen zugewiesen und beauftragt werden. Sie müssen daher in Ihrer eigenen Zweckbeschreibung oder Richtlinie angeben, aus welchen rechtlichen Gründen Sie uns die Verwaltung dieser Daten gestatten.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Wenn Sie URKUND verwenden, verarbeiten Sie personenbezogene Daten über URKUND, wobei URKUND ein Datenverarbeiter ist. Die meisten Schulen verweisen auf die Notwendigkeit, die Unterlagen der Schülerinnen und Schüler auf Plagiate – im Rahmen ihrer Beurteilungs- und Einstufungsaufgaben – überprüfen zu können. In GDPR wird dies nach Artikel 6e unterstützt, der besagt: „Die Verarbeitung ist notwendig für die Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse oder bei der Ausübung der dem für die Verarbeitung Verantwortlichen übertragenen Befugnisse liegt“. Mehrere EU-Mitgliedstaaten prüfen derzeit eine breitere Auslegung von Artikel 6f der GDPR-Definition „Allgemeines Interesse“. Die Schulen können dies auch als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Bewertung und Einstufung nutzen.

Es kann gut sein zu wissen, dass es eine begrenzte Möglichkeit gibt, die Einwilligung als Rechtsgrundlage zu verwenden, da sie nicht als gültig angesehen wird, wenn eine erhebliche Ungleichheit zwischen der betroffenen Person und dem für die Verarbeitung Verantwortlichen besteht, weshalb eine solche Einwilligung nicht als freiwillig angesehen werden kann.

Die meisten Bildungseinrichtungen halten es für ausreichend, ihre Zwecke und die Systeme, die sie für notwendig halten, zu beschreiben und damit zu unterstützen. Diese Systeme müssen dann in ihrer eigenen Politik und in der Vereinbarung über den Assistenten für personenbezogene Daten angeben, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wie sie verarbeitet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen die personenbezogenen Daten schützen, zu denen sie Zugang haben.

Unterprozessoren

H1 Communication AB – 1st line Unterstützung

Teknik i Media Datacenter Stockholm AB – Anbieter von Servern auf Netzwerk- und Betriebssystemebene