Puis-je souscrire à Urkund de manière individuelle ?

Non, ces services ne s'adressent qu'aux écoles et aux différents départements d'une école.

Est-ce nécessaire de configurer quelques choses sur nos ordinateurs ou serveurs lorsqu’on commence l’utilisation d’Urkund ?

Normalement non, mais si l’école utilise un filtre anti-spam (pourriel), il se peut que vous deviez ajouter les domaines « @urkund.com » et « @urkund.se » à votre liste d’expéditeurs approuvés.

Avec Urkund, suis-je restreint au format des fichiers comme MS Word et texte ?

Non, les copies peuvent être remises dans pratiquement n’importe quel format de traitement de texte, en ce compris [.pdf], [.sxw], [.rtf] [.sxw], [.docx], [.wps], [.odt], [.ppt], [.xml], [.wpd], etc.
Pourtant, les étudiants devraient éviter d’envoyer des fichiers créés à l’aide de PDF Creator. Ce logiciel tiers est connu pour créer parfois des fichiers contenant des erreurs.

Y’a-t-il un taille maximum sur les fichiers accepté par le système Urkund ?

Oui, 30 Mo.
Cependant, assurez-vous aussi que votre compte de messagerie est capable de gérer les fichiers volumineux (taille exprimée en Ko) si vous êtes susceptible d’en recevoir via le système.

Mon étudiant a envoyé son copie, quand aurai-je l’analyse ?

Sauf cause externe d’interruption du système, nous garantissons la remise dans un délai maximum de 24 heures à compter de l’envoi de la copie par l’étudiant, normalement vous recevriez l’analyse le matin suivant la soumission. Ce délai s’explique par le fait que les copies soumises en même temps (juste à l’échéance, par exemple) sont comparées entre elles.

Que se passe-t-il si l’étudiant oublie de joindre son fichier ?

Si un étudiant envoie un e-mail sans pièce jointe, il reçoit un message d’erreur du serveur d’Urkund, l’informant qu’aucune analyse n’aura lieu. L’e-mail n’est pas transféré à l’enseignant.

Que se passe-t-il si l’étudiant joint un fichier sans définition, des images, etc. ?

Action : Un étudiant envoie un document dont le format de fichier est incorrect (« dissertation.%@# » ou « these.xxxx » par exemple).
Réaction du système : Le message est considéré comme du spam, il est ignoré et aucune notification ne sera renvoyée à l’envoyeur
Action : Un étudiant envoie e-mail avec seulement une ou plusieurs image(s) jointe(s).
Réaction du système : Le message est considéré comme du spam, il est ignoré et aucune notification ne sera renvoyée à l’envoyeur
Action : Un étudiant envoie e-mail avec une ou plusieurs image(s) jointe(s) et/ou un ou plusieurs document(s) SANS définition du fichier MAIS comportant au moins un document normal joint.
Réaction du système : Le message est accepté par le système avec un traitement normal du ou des document(s).

Peux-je, tant qu’enseignant, soumettre le même document deux ou plusieurs fois ?

Il faut éviter de soumettre manuellement deux fois le même document avec l’e-mail master (= e-mail enseignant renseigné dans le panel de configuration de chaque compte enseignant) ou en le chargeant depuis la plateforme Urkund.
L’analyse identifiera une similitude de 100% avec le premier document identique soumis.
Si une nécessité de resoumettre le document pour obtenir une nouvelle analyse est requise, seul l’auteur du document peut effectuer cette nouvelle soumission. Il devra le faire depuis la messagerie utilisée pour lors de la précédente soumission de ce document.

Dois-je toujours vérifier toutes les analyses que je reçoive ?

Tous les rapports et analyses ne sont pas forcement à approfondir, bien au contraire. C’est à vous ou à votre établissement de déterminer à partir de quel seuil il apparaît opportun d’approfondir une analyse, le temps et le nombre de documents influençant évidemment cette décision.
Pourtant, rappelez-vous qu'1% de contenu similaire identifié dans un document de 100 pages représente en théorie 1 page potentiellement plagiée / 100 pages.
Pour cette raison, de nombreux utilisateurs préfèrent se connecter directement à la plateforme Urkund (compte utilisateur) pour trier et visualiser rapidement (grâce aux drapeaux de couleurs) et uniquement les documents comportant des taux de similitudes plus élevés que la moyenne.

Je reçois trop des e-mails, peux-je voir mes analyses sans qu’Urkund m’envoie des e-mail ?

Oui, la plupart des établissements et utilisateurs réguliers n’utilisent pas ou plus les rapports d’analyse via e-mail.
A présent, si vous aussi vous ne souhaitez plus recevoir ces rapports d’analyse, connectez dès à présent à votre compte Urkund (www.Urkund.com), allez au menu Login (connexion, logga in etc.), insérez vos codes de connexion et allez dans le menu « SETTINGS ». Sélectionnez « Edit » pour rendre actif le formulaire et DÉSÉLECTIONNEZ l’option « recevoir les rapports par e-mail ». Vous pourrez à nouveau sélectionner l’option à tout moment.
Après validation, Urkund ne vous enverra plus aucun rapport. Ce sera à vous de vous connecter à la plateforme comme vous le feriez, par exemple, pour accéder à votre webmail.

Mes étudiants, peuvent-ils m’envoyer leurs textes dans le corps du message ?

Les étudiants doivent vous envoyer leurs copies en pièce jointe à leur e-mail. Aucun texte saisi ou copié directement dans le corps du message n’est analysé.

Est-ce que c’est possible d’envoyer plusieurs documents en même temps (comme fichiers ci-joints) ?

Oui, un étudiant peut joindre plusieurs documents à un même e-mail. Ils sont alors analysés séparément, mais ne sont pas comparés

Le système indique souvent des similarités dans les annexes d’une copie…

Oui, si l'étudiant a inclus les annexes (références bibliographiques, articles diverses, citations etc.) à son travail rédigé, vous devez être averti qu'Urkund analyse les annexes. Certains établissements préfèrent donner la consigne aux étudiants de soumettre leur travaux rédigés séparés de leurs annexes (envoyer via un seul courriel) pour obtenir un résultat encore plus pertinent.

Un camarade étudiant peut-il soumettre mon ou mes documents depuis sa propre messagerie électronique pour me dépanner ?

Non, il est fortement déconseillé qu’un camarade soumet un document à votre place. Il est important que vous compreniez que vous êtes l’auteur de votre travail. Vous devez donc envoyer vos documents vous-mêmes depuis votre propre messagerie électronique.

Puis-je utiliser différentes messageries pour mes soumissions de documents ?

Non, s’il s’agit d’un même document (modifié ou non), en d’autres termes s’il s’agit d’une resoumission. Votre document précédemment soumis avec une messagerie différente sera considéré comme provenant d’un autre auteur. Ce document sera alors comparé avec la nouvelle version récemment envoyé. Urkund identifiera alors une très grande similitude entre vos versions de documents et alertera votre enseignant. Utilisez toujours la même messagerie pour resoumettre votre ou vos documents même comportant des modifications (cf. FAQ suivante).

Oui, à la seule condition que ce ne soit pas une resoumission. C'est-à-dire que ce ne soit pas un même document à renvoyer (modifié ou non).
Vous pouvez changer de messagerie autant de fois que vous le souhaitez chaque fois qu’il s’agit d’un document totalement nouveau à soumettre.

Rappelez-vous de l’adage : Un document (modifié ou non) = Un auteur = Une seule et unique messagerie

Puis-je renvoyer ou envoyer plusieurs fois un même document (resoumissions) ?

Oui, en utilisant toujours la même messagerie électronique, vous pouvez renvoyer autant de fois un ou plusieurs même documents (modifiés ou non) préalablement soumis et ceci sans limitation dans le temps. Le nom du ou des documents n’a pas d’importance, il peut être identique ou distinct.

Cependant, assurez-vous que votre enseignant peut clairement identifier chaque soumission (brouillon, version finale, annexes, etc.).

A quoi sert le code enseignement (aussi appelé code de cours, de majeure etc.) ?

Lors de la réception d’un grand nombre de documents, le tri automatique des documents devient indispensable pour bien séparer les différentes années, promotions, majeures etc. Un code d’enseignement (ou code de cours) permet d’automatiser le classement de vos documents soumis dans les répertoires appropriés créés par votre enseignant.

La casse des lettres n’a pas d’importance, vous pouvez donc insérer votre code d’enseignement en minuscule et majuscule indifféremment. Cependant, n’oubliez pas les caractères crochets ouvert et fermé « [] » et n’ajoutez aucun caractère « espace » à l’intérieur de ces crochets.

Puis-je ajouter du texte dans l’objet du message (e-mail) ?

Il n’est pas conseillé aux étudiants d’ajouter du texte dans l’objet autre que le code d’enseignement car votre e-mail n’ira dans aucune messagerie électronique, il sera simplement traité de manière automatique par Urkund. Votre objet ne pourra pas être lu.

Puis-je ajouter du texte dans le corps du message (e-mail) ?

Il n’est pas conseillé aux étudiants d’ajouter du texte, une note explicative ou informative à destination de l’enseignant car votre e-mail n’ira dans aucune messagerie électronique, il sera simplement traité de manière automatique par Urkund. Ainsi votre note ne pourra pas être lue.

Si vous avez un point particulier à préciser à votre enseignant concernant votre travail, envoyez-lui un e-mail directement sur sa messagerie.

Puis-je séparer mon travail de mes annexes lors d’une même soumission ?

Si votre enseignant ne vous a pas donné de consignes particulières, vous pouvez soumettre vos annexes dans un fichier séparé de votre production rédactionnelle (rapport, mémoire, recherche, thèse etc.). Cette méthode à l’avantage de présenter à votre enseignant un taux de similitude votre travail sans le mêler à celui de vos annexes qui généralement sont identifiées comme ayant de nombreuses similitudes avec des sources variées.

Ainsi, si vous préférez séparer votre production et de ses annexes, joignez les 2 fichiers à un SEUL e-mail. De cette manière vous avez l’assurance que votre travail rédactionnel et vos annexes seront listés et visualisés côte à côte par votre enseignant dans la plateforme Urkund.

Quand vais-je recevoir l’e-mail confirmant la correcte prise en compte de mon/mes document(s) ?

Après la soumission de vos documents, vous recevrez un e-mail de confirmation pour chacun d’entre eux. Cet e-mail vous est normalement envoyé immédiatement, vous devriez donc le recevoir dans les minutes consécutives à votre envoi. Cependant il peut apparaître parfois des délais ou retards avec certaines messageries ou du fait de lenteurs d’un des serveurs de messagerie d’Urkund.
- Assurez-vous que votre messagerie n’ait pas classé le message comme spam ou que votre antivirus n’ait pas bloqué la réception du message etc.
- Enfin, attendez plusieurs heures (une demi-journée) avant d’alerter votre enseignant ou votre administration de la non-réception de l’e-mail de confirmation.
Nous vous conseillons donc de prendre vos dispositions pour ne pas soumettre vos documents le jour de l’échéance prévue par votre enseignant ou du moins à la dernière minute.

Combien de confirmations vais-je recevoir ?

Vous recevrez autant d’e-mail de confirmation que de documents soumis. Ainsi, si vous avez attaché 3 documents à un e-mail de soumission, vous recevrez 3 confirmations.

Pourquoi renseigner son nom et prénom après une première soumission pour chacune des messageries utilisées ?

Après votre soumission, c’est à dire l’envoi de vos documents par e-mail, votre enseignant n’a pas forcement beaucoup d’information vous concernant au travers du système Urkund.
Si votre e-mail est du type ft2344@yahoo.com ou ot2000@free.fr, et que votre document porte le nom de mémoire-ing2-final.docx, votre enseignant et Urkund auront du mal à vous identifier comme en étant l’auteur (à moins d’ouvrir votre document).
Pour cette raison nous vous demandons de renseigner vos nom et prénom (les 2 autres champs étant facultatifs).